Trong giao dịch quốc tế và nội địa, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hay invoice là tài liệu quan trọng ghi nhận giá trị mua bán hàng hóa. Đây là chứng từ cần thiết cho thanh toán, xác định giá trị hải quan và tính thuế nhập khẩu.
Vậy, hoa đơn thương mại invoice là gì? Cách lập một invoice đúng chuẩn ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại là một tài liệu giao dịch do người bán phát hành cho người mua, nhằm xác nhận số tiền mà người mua cần thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
Thông thường, hóa đơn thương mại được nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp lập và gửi đi.
Nội dung cần có trong hóa đơn thương mại
| Người mua (Buyer/Importer) | Bao gồm thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện và thông tin tài khoản ngân hàng (nếu liên quan đến điều kiện thanh toán). |
| Người bán (Seller/Exporter) | Thông tin tương tự người mua, gồm tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, mã số thuế VAT (nếu áp dụng), và quốc gia xuất khẩu. |
| Số hóa đơn (Invoice Number) | Mã số duy nhất do người bán tự đặt, giúp dễ dàng tra cứu và tránh nhầm lẫn với các giao dịch khác. |
| Ngày hóa đơn (Invoice Date) | Ngày lập hóa đơn thường được ghi sau khi hợp đồng ký kết và trước ngày xuất khẩu (ngày trên vận đơn – Bill of Lading). |
| Phương thức thanh toán (Terms of Payment) | Bao gồm các phương thức như T/T (chuyển tiền), L/C (thư tín dụng), hoặc nhờ thu chứng từ D/A, D/P. |
| Điều kiện Incoterm | Ghi rõ điều kiện kèm theo địa điểm cụ thể, ví dụ: FOB HCM, Vietnam. |
| Mô tả sản phẩm | Tên sản phẩm, chất lượng, mã hiệu, ký hiệu trên thị trường xuất khẩu, và bao bì |
| Số lượng | Theo đơn vị trọng lượng hoặc kích thước, tùy quy định quốc tế hoặc nước xuất khẩu |
| Giá cả | Bao gồm giá từng mặt hàng và tổng giá trị hóa đơn (ghi bằng số, chữ và loại tiền thanh toán). |
| Chi phí liên quan (nếu có) | Chi tiết các khoản phí như vận tải quốc tế, bảo hiểm, hoa hồng, đóng gói, container, hoặc chi phí nội địa đến cảng xuất khẩu (nếu không bao gồm trong giá hàng hóa). |
| Hỗ trợ từ người mua (nếu có) | Ghi rõ giá trị hỗ trợ như khuôn đúc, thiết kế, sơ đồ, hoặc hỗ trợ tài chính cho sản xuất hàng hóa. Nếu phát sinh chi phí riêng, cần kèm theo hóa đơn bổ sung. |
Hóa đơn thương mại không chỉ là chứng từ thanh toán mà còn là căn cứ pháp lý trong giao dịch quốc tế, đòi hỏi độ chi tiết và minh bạch cao.
Mẫu hóa đơn thương mại Việt Nam
Vì hóa đơn thương mại thường do nhà sản xuất phát hành lên mẫu hóa đơn thương mại ở Việt Nam rất đa dạng và phong phú.
Các loại hóa đơn thương mại phổ biến
Trên đây là những hóa đơn thương mại phổ biến nhất hiện nay:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Hóa đơn này có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không dùng để thanh toán. Nó được lập để người mua và người bán thảo luận và thống nhất các điều khoản trước khi phát hành hóa đơn chính thức.
Proforma Invoice thường được sử dụng để:
- Chào hàng, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.
- Gửi mẫu hàng hóa, triển lãm.
- Cung cấp thông tin đặt hàng và chi phí dự kiến cho người mua.
Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)
Được sử dụng để thanh toán tạm thời trong các trường hợp:
- Thanh toán từng phần: Khi giao dịch lô hàng lớn được chia nhỏ, hóa đơn tạm thời đảm bảo dòng tiền mà không cần thanh toán toàn bộ ngay lập tức.
- Giá cả tạm tính: Khi giá chính thức được xác định sau giao hàng dựa trên giá thị trường hoặc các yếu tố khác.
- Căn cứ khối lượng/thẩm định: Hóa đơn tạm tính cho phép người bán thu tiền ngay sau giao hàng trước khi hoàn tất các xác định cuối cùng như khối lượng hoặc phẩm chất tại điểm đến.
Hóa đơn chính thức (Final Invoice)
Là hóa đơn có giá trị pháp lý để thanh toán sau khi hoàn tất hợp đồng. Hóa đơn này xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng, thể hiện cam kết và điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)
Hóa đơn này cung cấp thông tin chi tiết về từng sản phẩm, bao gồm số lượng, giá cả, và các dữ liệu liên quan. Loại hóa đơn này thường được dùng cho các đơn hàng có nhiều mặt hàng hoặc chủng loại khác nhau.
Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)
Loại hóa đơn này cần được xác nhận bởi lãnh sự quán hoặc cơ quan chính phủ tại quốc gia xuất khẩu. Nó có thể thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và nhằm mục đích:
- Đánh thuế nhập khẩu.
- Ngăn ngừa hành vi bán phá giá.
- Xác định các loại thuế áp dụng với hàng hóa.
Hóa đơn trung lập (Neutral Invoice)
Dùng trong các trường hợp buôn bán qua trung gian, tạm nhập tái xuất, hoặc chuyển khẩu. Người bán không muốn hoặc không đủ điều kiện đứng tên trên hóa đơn, do đó, hóa đơn này được lập bởi bên thứ ba để thực hiện giao dịch.
Mỗi loại hóa đơn đều đóng vai trò quan trọng trong từng trường hợp cụ thể, giúp hỗ trợ giao dịch minh bạch và thuận lợi hơn.
Hy vọng qua bài viết này PH Logistics đã cho bạn đã biết hóa đơn thương mại Invoice – Cách soạn Invoice như nào? Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ số hotline 0977.42.1688, các nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ bạn sớm nhất.
Bài viết liên quan: