Hợp đồng xuất nhập khẩu (Contract) là một tài liệu không thể thiếu trong giao dịch giữa bên bán (xuất khẩu) và bên mua (nhập khẩu). Bài viết hôm nay PH Logistics sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu và các lưu ý quan trọng khi soạn thảo cũng như ký kết hợp đồng này.
Khái niệm hợp đồng xuất nhập khẩu (Contract/P.O/S.A)
Hợp đồng xuất nhập khẩu, giống như bất kỳ hợp đồng nào khác, là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền lợi và nghĩa vụ trong một quan hệ pháp lý cụ thể.
Cụ thể, hợp đồng xuất khẩu là thỏa thuận giữa hai bên có trụ sở kinh doanh ở những quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác nhau. Trong đó, bên bán (xuất khẩu) có trách nhiệm chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua (nhập khẩu), trong khi bên mua cam kết nhận hàng và thanh toán tiền theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu
Khi soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, bạn cũng cần lưu ý rất nhiều các chi tiết nỏ. Trên đây là một số những lưu ý mà PH Logistics đề cập cho bạn:
Xác định tư cách pháp lý của các bên tham gia ký kết hợp đồng
Khi ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, các bên phải đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng về tư cách pháp lý. Do đó, các thông tin sau đây cần được xác định chính xác:
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Cần cung cấp đầy đủ thông tin như tên doanh nghiệp, trụ sở chính, giấy phép thành lập và người đại diện hợp pháp. Những thông tin này cần được ghi đúng theo các giấy tờ pháp lý như Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư. Việc kiểm tra các văn bản này trước khi ký kết hợp đồng là vô cùng quan trọng để đảm bảo hợp đồng có thẩm quyền hợp pháp.
- Đối với cá nhân: Cần cung cấp các thông tin như tên đầy đủ, số chứng minh thư hoặc hộ chiếu, địa chỉ thường trú. Những thông tin này cần phải chính xác theo giấy tờ tùy thân để đảm bảo tính hợp pháp khi ký kết.
Tên gọi hợp đồng xuất nhập khẩu
Tên hợp đồng xuất nhập khẩu thường được tạo thành từ loại hợp đồng và tên hàng hóa, dịch vụ liên quan. Ví dụ: Hợp đồng mua bán kết hợp với hàng hóa cụ thể như “Hợp đồng mua bán Sầu Riêng”. Cách đặt tên hợp đồng này có thể tham khảo theo quy định trong Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Thương mại năm 2005.
Căn cứ ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu
Các bên ký kết cần căn cứ vào các văn bản pháp luật điều chỉnh hợp đồng, nhu cầu và khả năng thực tế của mỗi bên để tiến hành ký kết. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với một đối tác từ Đài Loan và lựa chọn Bộ luật Dân sự Việt Nam và Luật Thương mại Việt Nam làm căn cứ, thì hai bộ luật này sẽ là cơ sở pháp lý để điều chỉnh hợp đồng và giải quyết tranh chấp nếu có.
Điều kiện để hợp đồng xuất nhập khẩu có hiệu lực
- Các bên tham gia hợp đồng phải có đủ tư cách pháp lý.
- Hàng hóa trong hợp đồng phải là những sản phẩm được phép mua bán theo quy định của pháp luật.
Một vài lưu ý khác khi soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu
- Các bên ký kết phải có trụ sở kinh doanh rõ ràng và được ghi đầy đủ trong hợp đồng.
- Hàng hóa trong hợp đồng là động sản, có thể di chuyển được.
- Tiền tệ thanh toán có thể là nội tệ hoặc ngoại tệ, tùy theo thỏa thuận giữa các bên.
Bố cục của hợp đồng xuất nhập khẩu
- Tên hợp đồng, số hợp đồng và ngày ký kết: Đây là thông tin quan trọng giúp xác định bản hợp đồng, bao gồm tên hợp đồng, số hợp đồng duy nhất và ngày ký kết hợp đồng.
- Thông tin bên mua và bên bán: Phần này ghi rõ tên, địa chỉ và các thông tin liên lạc của bên bán và bên mua, đồng thời xác định rõ vai trò và nghĩa vụ của mỗi bên trong hợp đồng.
- Thông tin hàng hóa: Bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá, đơn vị tính và đơn vị tiền tệ. Phần này phải được mô tả chi tiết và chính xác để đảm bảo cả hai bên có sự hiểu biết đầy đủ về sản phẩm và điều kiện giao dịch.
- Điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán: Phần này chỉ rõ các điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán (chuyển khoản, tín dụng thư, vv.), các thông tin liên quan đến bộ chứng từ xuất nhập khẩu và thời gian dự kiến giao hàng.
- Trách nhiệm của các bên và các điều kiện khác: Phần này quy định rõ trách nhiệm của bên bán và bên mua trong việc thực hiện hợp đồng, thông tin về ngân hàng, điều kiện bất khả kháng, các điều khoản bảo hành (nếu có) và điều khoản chung khác.
Các bước cơ bản ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu
Bước 1: Soạn dự thảo hợp đồng
Đầu tiên, hai bên sẽ xây dựng một bản dự thảo hợp đồng, trong đó nêu rõ các điều khoản cơ bản của thỏa thuận. Việc soạn thảo này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp các bên hiểu rõ mong muốn và yêu cầu của nhau. Một bản dự thảo hợp đồng chính xác sẽ giúp dự báo được những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình đàm phán.
Bước 2: Đàm phán, sửa đổi và bổ sung dự thảo
Sau khi soạn thảo, các bên tiến hành đàm phán và thảo luận để làm rõ các điểm chưa thống nhất. Bước này có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung một số điều khoản để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, đồng thời giúp hợp đồng trở nên linh hoạt và dễ thực hiện.
Bước 3: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
Cuối cùng, khi các điều khoản đã được thống nhất, bản hợp đồng sẽ được hoàn thiện và chuẩn bị cho lễ ký kết chính thức. Việc ký kết hợp đồng là bước quan trọng, đánh dấu sự kết thúc của quá trình đàm phán và bước vào giai đoạn thực thi hợp đồng.
Dự thảo hợp đồng xuất nhập khẩu chính là nền tảng cho quá trình đàm phán. Nếu dự thảo được chuẩn bị kỹ lưỡng, khả năng đạt được một thỏa thuận thuận lợi sẽ cao hơn, giúp công việc ký kết hợp đồng trở nên suôn sẻ hơn.
Hy vọng qua bài viết này PH Logistics đã cho bạn đã biết hợp đồng xuất nhập khẩu là gì và những điều cần lưu ý. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ số hotline 0977.42.1688, các nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ bạn sớm nhất.
Bài viết liên quan: