Phiếu cân hàng Air là gì? Quy định và cách dùng mới nhất 2025

Bạn đang muốn tìm hiểu về các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không nhưng vẫn còn băn khoăn: “Phiếu cân hàng Air là gì? Làm thế nào để khai báo phiếu cân hàng Air một cách chính xác?” 

Bài viết dưới đây PH Logistics sẽ giúp bạn nắm rõ thông tin về phiếu cân hàng Air cùng các nghiệp vụ liên quan một cách chi tiết và dễ hiểu!

Phiếu cân hàng Air là gì?

“Phiếu cân hàng Air, còn được gọi là Shipper’s Letter of Instruction (Tờ khai gửi hàng), là tài liệu quan trọng trong vận tải hàng không. Đây là biểu mẫu dùng để kê khai chi tiết về lô hàng, bao gồm thông tin về trọng lượng, loại hàng hóa, số vận đơn, và các thông tin liên quan khác. Mục đích chính là giúp đơn vị vận chuyển quản lý và sắp xếp hàng hóa trên máy bay một cách hợp lý nhất.”

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thực hiện việc khai báo Phiếu cân hàng Air và chưa quen với cách điền thông tin, bạn có thể đến trực tiếp phòng thương vụ tại sân bay để xin mẫu. Sau khi tự điền đầy đủ thông tin cần thiết, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với hàng hóa thực tế và hỗ trợ bạn hoàn tất thủ tục thông quan.

Những thông tin cần có trên phiếu cân hàng Air

Mặc dù mỗi kho hàng không có thể sử dụng mẫu phiếu cân hàng Air khác nhau, nhưng các thông tin cơ bản dưới đây đều là yếu tố bắt buộc:

• Tên người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee): Ghi rõ thông tin liên hệ chi tiết, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và giao đến đúng địa chỉ, đúng người.
• Mã vận đơn (Airway Bill Number – AWB): Là số hiệu vận đơn hàng không giúp theo dõi và quản lý lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Đây là thông tin quan trọng trên phiếu cân hàng Air.
• Sân bay đi và đến (Airport of Departure và Airport of Destination): Xác định điểm khởi hành và điểm đến của lô hàng.
• Thông tin chuyến bay: Bao gồm thời gian khởi hành, số hiệu chuyến bay, hỗ trợ việc theo dõi hành trình của lô hàng.
• Số lượng kiện hàng (Number of Packages): Tổng số lượng kiện hàng giúp đảm bảo kiểm soát chính xác hàng hóa trên chuyến bay.
• Trọng lượng hàng hóa (Gross Weight): Bao gồm trọng lượng từng kiện và tổng trọng lượng lô hàng, hỗ trợ tính toán tải trọng cho máy bay.
• Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight): Là trọng lượng dùng để tính phí vận chuyển, cần được xác định chính xác.
• Kích thước kiện hàng (Dimensions): Ghi rõ chiều dài, rộng, cao của kiện hàng để hỗ trợ việc sắp xếp và xếp dỡ trong khoang hàng.
• Loại hàng hóa (Description of Goods): Mô tả chi tiết hàng hóa, bao gồm tên, đặc điểm (như dễ vỡ, nguy hiểm…), cách đóng gói (thùng carton, pallet, kiện gỗ…) để đơn vị vận chuyển áp dụng phương thức xử lý phù hợp.
• Ngày và chữ ký (Date/Signature): Ghi rõ ngày khai báo, xác nhận của người gửi và chữ ký của người nhận hàng, đảm bảo tính pháp lý và chính xác thông tin.

Việc kê khai đầy đủ và chính xác các thông tin này không chỉ giúp quá trình tính phí vận chuyển thuận lợi mà còn đảm bảo an toàn cho chuyến bay và hỗ trợ kiểm tra, vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.

Quy trình khai báo thông tin trên phiếu cân hàng Air

Để giúp bạn dễ dàng hình dung quy trình khai báo phiếu cân hàng Air, dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu hàng tại kho TCS:

1. Đặt lịch giao hàng: Người gửi hàng chủ động liên hệ nhà xe để sắp xếp lịch giao hàng linh hoạt tại kho TCS.
2. Cân hàng: Đưa lô hàng đến bàn cân để kiểm tra trọng lượng tổng (Gross Weight) cùng các thông số liên quan.
3. Xác định khu vực hãng bay: Dựa vào thông tin hãng hàng không, di chuyển hàng đến đúng khu vực quy định để chờ xử lý.
4. Dán Talon: Gắn tem Talon lên kiện hàng, hiển thị thông tin như nơi đi, nơi đến, số kiện, trọng lượng, số MAWB và HAWB.
5. Lập tờ khai gửi hàng: Hoàn thiện phiếu cân hàng Air theo quy định với 3 liên: trắng, hồng và xanh.
6. Xác nhận thông tin: Lấy thông tin chuyến bay và số hiệu chuyến từ nhân viên kho, sau đó ký xác nhận trên phiếu cân.
7. Thanh toán chi phí: Đến quầy thương vụ để thanh toán các loại phí liên quan đến lô hàng.
8. Thanh lý tờ khai: Sau khi đóng phí, tiến hành các thủ tục thanh lý tờ khai hải quan.
9. Kiểm tra hàng hóa: Làm việc với nhân viên tổ kho để ký xác nhận, yêu cầu đưa hàng vào cân và soi chiếu.
10. Hoàn tất quy trình: Nộp phiếu cân gốc cho đại lý của hãng bay để đánh bill, hoàn tất thủ tục xuất khẩu hàng Air.

Quy trình này đòi hỏi sự cẩn thận và phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan để đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng hạn, chính xác và an toàn.

Những lỗi phổ biến khi khai báo phiếu cân hàng Air

Việc khai báo sai thông tin trên phiếu cân hàng Air không chỉ khiến doanh nghiệp chịu phạt hành chính mà còn làm chậm trễ quá trình thông quan và vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là những lỗi thường gặp:

• Trọng lượng hàng hóa không khớp với khai báo:
  Trọng lượng thực tế khác với số liệu ghi trên phiếu cân hàng Air có thể ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế cần nộp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải tiến hành điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin trên phiếu cân theo quy định, đồng thời chịu thêm chi phí sửa đổi nếu cần.

• Sai thông tin chuyến bay và thời gian:
  Khai nhầm mã chuyến bay, ngày giờ khởi hành hoặc điểm đến là lỗi phổ biến, dẫn đến việc chậm trễ trong xếp dỡ và giao nhận hàng hóa, làm ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển.

• Không tuân thủ quy định đóng gói:
  Việc khai báo không chính xác hoặc không đầy đủ về tình trạng đóng gói, đặc biệt với hàng dễ vỡ hoặc yêu cầu đóng gói đặc biệt, có thể dẫn đến hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
  

Những lỗi này không chỉ gây thiệt hại về thời gian và chi phí mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, người gửi hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi hoàn thiện phiếu cân hàng Air để đảm bảo mọi thông tin chính xác và tuân thủ quy định.

Hy vọng qua bài viết này PH Logistics đã cho bạn đã biết phiếu cân hàng Air là gì và các quy định cùng cách dùng mới nhất 2025. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ số hotline 0977.42.1688, các nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ bạn sớm nhất.