Vận đơn là gì? Tất tần tật về vận đơn trong xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, ngoài các chứng từ quan trọng giữa bên mua và bên bán như hợp đồng hay hóa đơn (Invoice), còn có một loại chứng từ thiết yếu khác kết nối giữa người mua, người bán và đơn vị vận chuyển. Đó chính là vận đơn.

Vậy vận đơn là gì? Cùng PH Logistics giải mã cho bạn qua bài viết này nhé!

Vận đơn là gì?

Hiểu một cách đơn giản, vận đơn chính là chứng từ vận tải, cung cấp thông tin về hành trình vận chuyển hàng hóa. Vận đơn có thể được gọi theo từng phương thức vận tải như vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, hay giấy gửi hàng đường sắt.

Đây là tài liệu do người vận chuyển, thuyền trưởng (trong vận tải đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển cấp sau khi hàng hóa đã được nhận lên phương tiện vận chuyển hoặc đang chờ xếp lên tàu. Vận đơn đóng vai trò quan trọng, giúp quản lý và xác nhận tình trạng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Chức năng của vận đơn là gì?

• Bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải: Vận đơn xác nhận rằng hợp đồng vận tải đã được ký kết và làm rõ các điều khoản của hợp đồng. Chức năng này thể hiện mối quan hệ pháp lý giữa người vận tải và chủ hàng, đặc biệt là với người nhận hàng.
• Biên lai xác nhận nhận hàng: Đây là tài liệu chứng minh người vận tải đã nhận hàng để vận chuyển. Hàng hóa chỉ được giao cho người xuất trình vận đơn hợp lệ do người vận tải cấp tại cảng xếp hàng.
• Chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa: Vận đơn xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa ghi trên đó. Với chức năng này, vận đơn trở thành giấy tờ có giá trị, được sử dụng trong cầm cố, mua bán hoặc chuyển nhượng.

Tác dụng của vận đơn là gì?

• Căn cứ khai báo hải quan: Vận đơn là tài liệu quan trọng để thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Chứng từ kèm theo hóa đơn thương mại: Vận đơn đi kèm bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua hoặc ngân hàng để hoàn tất việc thanh toán.
• Giấy tờ giao dịch tài chính: Vận đơn có thể được dùng để cầm cố, mua bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa.
• Cơ sở quản lý hàng hóa: Vận đơn giúp xác định số lượng hàng hóa được vận chuyển, hỗ trợ trong việc thống kê và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.

Nội dung cần có trong vận đơn là gì?

Vận đơn là một tài liệu quan trọng trong vận tải, do đó, cần đảm bảo đầy đủ các thông tin dưới đây khi lập:

• Thông tin người vận tải: Tên và địa chỉ của người vận tải, cùng các hướng dẫn cụ thể khác theo yêu cầu.
• Cảng xuất hàng (POL): Địa điểm nơi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển.
• Cảng dỡ hàng (POD): Địa điểm nơi hàng hóa sẽ được dỡ xuống.
• Thông tin người gửi hàng: Tên và địa chỉ của bên gửi hàng.
• Thông tin người nhận hàng: Tên và địa chỉ của người nhận hàng, đây là thông tin rất quan trọng.
• Thông tin đại lý hoặc bên thông báo: Tên bên được chỉ định để thông báo về lô hàng.
• Chi tiết hàng hóa: Bao gồm tên hàng, ký hiệu, số lượng kiện, trọng lượng (kể cả bao bì) hoặc thể tích.
• Thông tin cước phí: Các khoản phí vận chuyển, phụ phí và điều kiện thanh toán.
• Thời gian và địa điểm phát hành vận đơn: Ngày và nơi vận đơn được cấp.
• Số lượng bản gốc vận đơn: Số lượng các bản gốc được phát hành.
• Chữ ký: Chữ ký của người vận tải, thuyền trưởng, đại diện của thuyền trưởng hoặc đại lý.

Đảm bảo đầy đủ các nội dung này sẽ giúp vận đơn hợp lệ và tránh các vấn đề pháp lý trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Vận đơn là gì – Phân loại vận đơn

Trong vận tải quốc tế, vận đơn được phân chia thành nhiều loại dựa trên các yếu tố khác nhau. Dưới đây là cách phân loại vận đơn phổ biến nhất được sử dụng trong thực tế.

Vận đơn chủ (Master Bill of Lading – MBL)

Là chứng từ phản ánh thông tin về lô hàng trong quá trình vận chuyển, do hãng vận tải sở hữu phương tiện (hãng tàu, hãng hàng không) phát hành gồm:

• Người gửi hàng/người nhận hàng: thường là công ty giao nhận vận tải (FWD).
• Phương tiện vận chuyển: Tên tàu hoặc chuyến bay, cảng đi/đến.
• Các chi tiết hàng hóa: Số vận đơn, tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích.
• Thời gian: Ngày hàng hóa được bốc lên phương tiện vận chuyển.

Vận đơn thứ (House Bill of Lading – HBL)

Vận đơn thứ (HBL) là chứng từ thể hiện thông tin lô hàng giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, do công ty vận chuyển (thường là công ty giao nhận vận tải) phát hành. Khác với vận đơn chủ, HBL được phát hành bởi các công ty Forwarder, những công ty không sở hữu phương tiện vận chuyển gồm: 

• Người gửi hàng và người nhận hàng: là người xuất khẩu và người nhập khẩu.
• Phương tiện vận chuyển: Tên tàu hoặc chuyến bay, cảng đi/đến.
• Chi tiết hàng hóa: Số vận đơn, tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích, và ngày hàng hóa được bốc lên phương tiện vận chuyển.

Vận đơn đích danh (Straight B/L) 

Đây Là loại vận đơn ghi rõ thông tin cụ thể của người gửi và người nhận hàng. Trên vận đơn này, tên và địa chỉ của người nhận hàng được ghi đầy đủ. Chỉ người nhận hàng có tên ghi trên vận đơn mới có quyền nhận hàng. Đặc biệt, vận đơn đích danh không thể chuyển nhượng qua hình thức ký hậu.

Vận đơn theo lệnh (To Order B/L)

là loại vận đơn mà ô “Người nhận hàng” không ghi tên cụ thể, mà thay vào đó là cụm từ “Theo lệnh” hoặc “Theo lệnh của một cá nhân/tổ chức được chỉ định bởi người giao hàng (Shipper)”. Ví dụ, có thể ghi là “Theo lệnh của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam”. Trong trường hợp chỉ có từ “Theo lệnh” mà không có tên cụ thể, người giao hàng sẽ là người có quyền phát lệnh nhận hàng.

Loại vận đơn này có tính chuyển nhượng, tức là người có quyền phát lệnh nhận hàng có thể ký hậu trên mặt sau của vận đơn để chuyển nhượng quyền nhận hàng. Nếu không có chữ ký hậu, chỉ người được chỉ định mới có quyền nhận hàng từ người vận chuyển. Vận đơn theo lệnh thường được sử dụng trong giao dịch thanh toán qua thư tín dụng (LC), giúp linh hoạt hơn trong việc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa.

Vận đơn vô danh (Bearer B/L) 

Loại này lại khác, vì ô “Người nhận hàng” trên vận đơn không có ghi thông tin gì, để trống. Do đó, người vận chuyển sẽ giao hàng cho bất kỳ ai xuất trình vận đơn hợp lệ. Vận đơn vô danh có thể chuyển nhượng một cách đơn giản qua hình thức trao tay.

Switch bill of lading 

Hiện tại đây llà một loại vận đơn đặc biệt, cho phép chuyển đổi từ bộ vận đơn thực tế sang bộ vận đơn khác theo yêu cầu của người gửi hàng. Loại vận đơn này thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại quốc tế phức tạp, giúp tăng tính linh hoạt trong việc xử lý và chuyển nhượng hàng hóa.

Hy vọng qua bài viết này PH Logistics đã cho bạn đã biết vận đơn là gì và tất tần tật về vận đơn trong xuất nhập khẩu. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ số hotline 0977.42.1688, các nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ bạn sớm nhất.